WEWNĘTRZNA PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
obowiązująca w „Properco sp. z o.o. sp. k.”

Na podstawie art. 24 i 25 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024, poz. 928) w „Properco sp. z o.o. sp. k.” przyjęta została następująca Procedura zgłoszeń wewnętrznych, określająca wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

Każda z osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz „Properco sp. z o.o. sp. k.” zobowiązana jest do zapoznania się z treścią Procedury.
Podmiot prawny jest zobowiązany zapoznać każdą z osób wykonujących pracę na jego rzecz z treścią Procedury przed dopuszczeniem go do wykonywania pracy zarobkowej, na dowód czego każda z osób wykonujących pracę na rzecz Podmiotu prawnego podpisuje stosowne oświadczenie. Oświadczenie zawiera także zobowiązanie każdej z osób wykonujących pracę na rzecz Podmiotu prawnego do przestrzegania postanowień niniejszej Procedury.

§ 1. Definicje
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1. Podmiot Prawny – rozumnie się przez to „Properco sp. z o.o. sp. k.”
2. Zespole ds. podejmowania działań następczych – rozumie się przez to zespół odpowiedzialny za podejmowanie działań następczych, w skład którego wchodzi Członek Zarządu i/lub Kierownik Biura.
3. Procedurze – rozumie się przez to niniejszą Procedurę zgłoszeń wewnętrznych, określającą wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
4. Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:
a) pracownika;
b) pracownika tymczasowego;
c) osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
d) przedsiębiorcę;
e) prokurenta;
f) akcjonariusza lub wspólnika;
g) członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
h) osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
i) stażystę;
j) wolontariusza;
k) praktykanta;
l) funkcjonariusza w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
m) żołnierza w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).
5. Ujawnieniu publicznym – rozumie się przez to podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.
6. Zgłoszeniu – rozumie się przez to ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w Ustawie.
7. Zgłoszeniu wewnętrznym – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa Podmiotowi prawnemu.
8. Zgłoszeniu zewnętrznym – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie informacji
o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu.
9. Organie publicznym – rozumie się przez to naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 Ustawy;
10. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
11. Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – rozumie się przez to osobę fizyczną, która pomaga Sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
12. Osobie powiązanej z Sygnalistą – rozumie się przez to osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);
13. Działania następcze – rozumie się przez to postępowanie prowadzone w związku ze złożonym Zgłoszeniem wewnętrznym;
14. Ustawie - rozumie się przez to ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024, poz. 928);
15. Kanale Zgłaszania – zgłoszenia są dokonywane za pomocą maila, na adres e-mail: „sygnalisci@properco.pl” lub ustnie, w formie poinformowania Członka Zarządu i/lub Kierownika Biura w siedzibie Podmiotu prawnego.
16. Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, które jest spowodowane Zgłoszeniem wewnętrznym i które narusza lub może naruszyć prawa Zgłaszającego lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę Zgłaszającemu.

§ 2. Cele Procedury
1. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Podmiocie prawnym i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych w Podmiocie prawnym.
2. Niniejsza Procedura określa zasady dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa przez Sygnalistów, czyli działań lub zaniechań niezgodnych z prawem lub mających na celu obejście prawa, dotyczące:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji
i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.
3. Niniejsza Procedura określa także sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez Sygnalistów oraz podejmowanie działań następczych, czyli działań podjętych w Podmiocie prawnym w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia,
w tym przez dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające i wniesienie oskarżenia.
4. Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez Sygnalistów obejmują możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie:
a) ustnie, w formie poinformowania Podmiotu prawnego w jego siedzibie, w formie dyżuru w określonym dniu tygodnia i w określonych godzinach, tj. w każdy wtorek, w godz. 10:00 – 11:00
b) pisemnie, zgłoszenia są dokonywane za pomocą adresu e-mail, na adres: sygnalisci@properco.pl
5. Podmiot prawny nie przyjmuje informacji o naruszeniach prawa zgłoszonych anonimowo.

§ 3. Dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych
1. Zgłoszenia wewnętrzne przyjmuje Członek Zarządu, a w jego zastępstwie Kierownik Biura.
2. Członek Zarządu jest odpowiedzialny w szczególności za:
a) przyjmowanie Zgłoszeń wewnętrznych,
b) weryfikację Zgłoszeń wewnętrznych i ich rejestrację,
c) potwierdzenia Sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie,
d) podjęcie, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych,
e) przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej, pod warunkiem, że Sygnalista podał adres do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną, w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt c – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego,
f) sprawowanie nadzoru nad czynnościami następczymi oraz zapewnieniem właściwej ochrony Zgłaszającemu w ramach jego funkcjonowania lub współpracy z Podmiotem prawnym.
3. Członek Zarządu pełniący jest obowiązany do:
a) prowadzenia rejestru Zgłoszeń wewnętrznych,
b) prowadzenia i przechowywania akt spraw dotyczących Zgłoszeń wewnętrznych.
4. Dane Członka Zarządu podaje się do publicznej wiadomości w siedzibie Podmiotu prawnego.
5. Członek Zarządu w przypadku w którym odbierze Zgłoszenia wewnętrzne, jest za nie odpowiedzialny, w szczególności:
a) za weryfikację i wyjaśnienie Zgłoszeń wewnętrznych,
b) informowanie Sygnalisty o podjętych działaniach następczych, wynikających z otrzymania informacji o naruszeniach prawa.
6. Zgłoszenia wewnętrzne rozpoznawane są przez Członka Zarządu lub/i Kierownik Biura.
7. Członek Zarządu, co do którego z treści Zgłoszenia wewnętrznego wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób zaangażowani w działanie lub zaniechanie, stanowiące przedmiot Zgłoszenia wewnętrznego, nie mogą analizować takiego Zgłoszenia.
8. Podczas dokonywania Zgłoszeń wewnętrznych Sygnalista musi się kierować dobrą wolą, a nie chęcią zaszkodzenia jakiejkolwiek osobie lub organizacji. Zakazuje się świadomego składania fałszywych Zgłoszeń. Osoba dokonująca zgłoszenia, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.
9. Sygnalista podlega ochronie pod warunkiem, iż w momencie dokonywania Zgłoszenia miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
10. W przypadku ustalenia w wyniku analizy Zgłoszenia wewnętrznego albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w Zgłoszeniu wewnętrznym świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, Sygnalista może zostać pociągnięty do odpowiedzialności cywilnej. W stosunku do każdej z osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz świadczącego pracę, usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej, dokonanie fałszywego Zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy.

§ 4. Analiza zgłoszenia, podejmowanie działań następczych
1. Przyjmowanie i weryfikacja Zgłoszeń Wewnętrznych w ramach Kanału Zgłoszeń, podejmowanie działań następczych oraz przetwarzanie danych osobowych będzie należało do Członka Zarządu i/lub Kierownik Biura.
2. Po otrzymaniu Zgłoszenia wewnętrznego, Członek Zarządu i/lub Kierownik Biura weryfikuje Zgłoszenie wewnętrzne i prowadzi dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występuje o dodatkowe informacje dot. Zgłoszenia wewnętrznego i przekazuje informacje zwrotne dot. Zgłoszenia wewnętrznego, z zastrzeżeniem § 3 ust. 2 e) Procedury.
3. Sygnalista otrzymuje, w terminie 7 dni od dnia otrzymania przez Podmiot prawny Zgłoszenia wewnętrznego:
a) potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia w formie listu przesłanego za pomocą Poczty Polskiej lub
b) pisemne potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia ustnego,
chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
4. Podmiot prawny może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia działań następczych w sytuacji, gdy Zgłoszenie wewnętrzne jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia działań następczych.
5. Jeżeli Zgłoszenie wewnętrzne pozwala na przeprowadzenie działań następczych, następuje ich niezwłoczne wszczęcie.
6. Działania następcze mają na celu wyjaśnienie wszelkich okoliczności związanych ze zgłoszeniem, głównie zgromadzenie niezbędnej dokumentacji, zebranie i ocenę materiałów dowodowych w sprawie, przesłuchanie ewentualnych świadków.
7. Podmiot prawny rozpoznaje Zgłoszenie wewnętrzne, podejmuje działania następcze, weryfikuje Zgłoszenie wewnętrzne, występuje o dodatkowe informacje (jeżeli te są niezbędne do rozpatrzenia Zgłoszenia wewnętrznego) przekazuje Sygnaliście informację zwrotną, w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w ust. 3 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
8. Jeżeli po zapoznaniu się z treścią otrzymanego zgłoszenia nieprawidłowości Członek Zarządu i/lub Kierownik Biura stwierdzi, iż ze względu na skomplikowany charakter zgłoszenia istnieje potrzeba włączenia do udziału w postępowaniu wyjaśniającym dodatkowych osób, Podmiot prawny może powołać ekspertów lub specjalistów w odpowiednich dziedzinach. Dołączenie dodatkowych osób powinno odbywać się w sposób zapewniający obiektywizm i kompetencję w procesie wyjaśniania zgłoszenia, a ich udział powinien być odpowiednio udokumentowany w protokołach sprawy.
9. Zespół ds. podejmowania działań następczych może, w ramach działań następczych, w szczególności:
a) zabezpieczyć możliwe dowody, będące własnością Podmiotu prawnego np. komputer, laptop, telefon osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia;
b) zabezpieczyć inne możliwe dowody, np. umowy, nagrania z monitoringu, zdjęcia, które dołączył Sygnalista;
c) osobę, której zarzuca się dokonanie naruszenia, odsunąć od możliwości wykonywania pracy zarobkowej;
d) zwracać się do Sygnalisty o udzielenie dodatkowych informacji lub dostarczenie dodatkowych dowodów potwierdzających naruszenie prawa będące przedmiotem Zgłoszenia wewnętrznego;
e) zwracać się do innych osób mogących mieć wiedzę na temat naruszenia prawa będącego przedmiotem zgłoszenia o udzielenie dodatkowych informacji;
f) zwracać się do osób wskazanych jako osoby naruszające prawo będącego przedmiotem Zgłoszenia wewnętrznego o udzielenie dodatkowych informacji.
10. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Podmiot prawny podejmuje decyzję co do zasadności Zgłoszenia. W przypadku zasadnego Zgłoszenia wewnętrznego, Podmiot prawny wydaje rekomendacje krótkofalowe o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje długofalowe, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane
w Zgłoszeniu wewnętrznym, w przyszłości.
11. W przypadku negatywnej weryfikacji Zgłoszenia wewnętrznego, Podmiot prawny przekazuje niezwłocznie Sygnaliście, informacje o dokonanym Zgłoszeniu wewnętrznym oraz przeprowadzonej weryfikacji.

§ 5. Zakaz działań odwetowych
1. Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:
1) odmowie nawiązania stosunku pracy;
2) wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3) nie zawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarciu umowy o pracę na czas nie-określony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
4) obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
5) wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
6) pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
7) przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
8) zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
9) przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
10) niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
11) negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
12) nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
13) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
14) mobbingu;
15) dyskryminacji;
16) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
17) wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
18) nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
19) działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
20) spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
21) wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.
4. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących
w szczególności:
1) wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
2) nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia,
w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.
Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego w ustępie powyżej.
4. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego w ustępach 2 i 3 niniejszego paragrafu.

§ 6. Dane osobowe
1. Zachowanie poufności tożsamości Sygnalisty ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Podmiot prawny. Podmiot prawny zobowiązany jest podjąć działania mające na celu ochronę danych osobowych Sygnalisty.
2. Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy Zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom Podmiotu prawnego. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań. Tożsamość Osób, których dotyczy Zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.
3. Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną, pisemną zgodą Sygnalisty.

§ 7. Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych
1. Tworzy się Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych (dalej „RZW”).
2. RZW stanowi dane podlegające ochronie na zasadach określonych dla tajemnicy przedsiębiorstwa.
3. Wpisu do RZW dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.
4. Każde Zgłoszenie wewnętrzne podlega zarejestrowaniu w RZW, niezależnie od podejmowania dalszych działań następczych.
5. Za prowadzenie RZW odpowiada Członek Zarządu.
6. W RZW gromadzi się następujące dane:
1) numer zgłoszenia;
2) przedmiot naruszenia prawa;
3) dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4) adres do kontaktu Sygnalisty;
5) datę dokonania zgłoszenia;
6) informację o podjętych działaniach następczych;
7) datę zakończenia sprawy.
7. RZW prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności.
8. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 8. Informacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych
1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny oraz w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej
3. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.

§ 9. Postanowienia końcowe
1. Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury odpowiada Zarząd Podmiotu prawnego.
2. Ocena adekwatności i skuteczności Procedury dokonywana jest co 2 lata przez Zarząd Podmiotu prawnego.
3. Podmiot prawny jest odpowiedzialny za zapoznanie każdej z osób wykonujących pracę zarobkową na jego rzecz z postanowieniami Procedury.
4. Treść Procedury przekazywana jest do wiadomości kandydatom do pracy, wraz z rozpoczęciem rekrutacji, a w przypadku innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, wraz z rozpoczęciem negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
5. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę zarobkową w sposób przyjęty w Podmiocie prawnym.
6. Niniejsza Procedura ustalona została po konsultacji z przedstawicielami osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz Podmiotu prawnego.